Einen Helpdesk-Posteingang einrichten

Ein Posteingang ist eine Adresse, an die Ihre Kunden schreiben. Ein Team-Admin fügt einen unter Helpdesk → Posteingänge mit Posteingang hinzufügen hinzu und gibt ihm einen Namen wie „Acme Support“. Magpie bildet daraus seine Magpie-Adresse, und die Seite des Posteingangs öffnet sich.

Ihre Support-Adresse weiterleiten

Kopieren Sie die Magpie-Adresse des Posteingangs und richten Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter eine Weiterleitung Ihrer Support-Adresse dorthin ein:

• Gmail: Fügen Sie in den Einstellungen unter Weiterleitung und POP/IMAP die Magpie-Adresse als Weiterleitungsadresse hinzu. Gmail sendet eine Bestätigungsnachricht, die im Helpdesk als Unterhaltung ankommt; öffnen Sie ihren Link, um zu bestätigen.
• Google Workspace: Ein Administrator kann eine Gruppe oder einen Nutzer in der Admin-Konsole unter Routing weiterleiten, oder der Nutzer leitet wie in Gmail weiter.
• Outlook und Microsoft 365: Schalten Sie in den Einstellungen unter E-Mail → Weiterleitung die Weiterleitung ein und geben Sie die Magpie-Adresse ein.
• Andere Anbieter: Suchen Sie nach Weiterleitung oder nach einem Alias, der an eine andere Adresse zustellt.

Die erste eingehende Nachricht hakt E-Mails hierher senden in der Liste Erste Schritte des Posteingangs ab.

Von Ihrer eigenen Adresse antworten

Antworten gehen von der Magpie-Adresse aus, bis Sie ein Postfach verbinden. Um von support@acme.example selbst zu antworten, verifizieren Sie Ihre Domain in Mail, legen Sie dort ein gemeinsames Postfach für die Adresse an und wählen Sie es unter Verbundenes Postfach des Posteingangs. Dann gehen Antworten von dieser Adresse aus und werden in ihrem Ordner Gesendet abgelegt. E-Mails, die im Postfach ankommen, kommen auch in den Helpdesk. Ein Postfach wird mit genau einem Posteingang verbunden. Wird es in Mail gesperrt oder entfernt, zeigt die Seite des Posteingangs, dass es nicht mehr verbunden ist, und Antworten gehen von der Magpie-Adresse aus, bis Sie ein anderes wählen.

Die weiteren Einstellungen des Posteingangs

• Kontaktseite: eine Seite auf Magpie, über die man dem Posteingang schreiben kann. Siehe Die Kontaktseite des Helpdesk und die Unterhaltungsseite des Kunden.
• Eingangsbestätigung: eine E-Mail, die der Kunde erhält, wenn seine Nachricht eintrifft; aus, bis Sie sie einschalten. Sie geht höchstens einmal am Tag an jeden Kunden, nie an eine automatische Nachricht und immer an eine Nachricht über die Kontaktseite. Lassen Sie ihren Text leer, um „Danke für Ihre Nachricht. Wir antworten Ihnen per E-Mail.“ zu senden.
• Signatur: wird unter jede Antwort aus dem Posteingang gesetzt.
• Speicher: die Dateien, die der Posteingang behält, bis zu 5 GB. Ist er voll, werden neue Dateien in ihren Nachrichten genannt, aber nicht behalten; das Leeren des Papierkorbs gibt Speicher frei.
• Diesem Posteingang folgen: sendet Ihnen zu jeder neuen Unterhaltung eine E-Mail.

Einen Posteingang archivieren

Posteingang archivieren im Menü Mehr des Posteingangs hält ihn an: E-Mails an seine Magpie-Adresse werden abgewiesen, sodass der Anbieter des Absenders ihm meldet, dass sie nicht zugestellt wurden, und seine Kontaktseite funktioniert nicht mehr. Seine Unterhaltungen bleiben lesbar. Posteingang wiederherstellen nimmt ihn wieder in Betrieb.

Wenn nach dem Einrichten der Weiterleitung keine E-Mails ankommen, Support kontaktieren.