Répondre aux conversations d’Assistance

Assistance liste les conversations de l’équipe, l’activité la plus récente en premier. Les onglets la limitent à Non attribuées, Les miennes, Ouvertes, En attente, Fermées et Indésirables, chacun avec son nombre. La recherche trouve une conversation par son objet, son numéro (comme #1024), le nom ou l’adresse du client, ou les mots de ses messages. Avec plusieurs boîtes, choisissez-en une pour ne voir que ses conversations.

Prendre une conversation et y répondre

Ouvrez une conversation pour lire ses messages, les plus anciens en premier. M’attribuer la prend ; Attribuée à choisit quelqu’un d’autre qui peut répondre dans Assistance. L’État, les Libellés et le nom du client se modifient là où ils s’affichent.

Écrivez dans la zone sous les messages :

• Réponse part chez le client, depuis l’adresse de la boîte, avec la signature de la boîte et un lien où il peut lire la conversation et y répondre en ligne. Envoyer et fermer l’envoie et ouvre la conversation suivante de votre liste.
• Note n’est vue que par l’équipe.

Ce que vous tapez est gardé comme brouillon pendant que vous écrivez, pour vous seul. Vous pouvez ajouter des images et des pièces jointes, et insérer une réponse enregistrée depuis Réponses enregistrées. Si le dernier message du client avait d’autres personnes en Cc, la zone propose de les inclure.

Pendant que quelqu’un d’autre a la conversation ouverte, la page le nomme, et indique quand il écrit une réponse. Si quelqu’un répond pendant que vous écrivez, une ligne sous la zone le signale.

Quand une réponse n’est pas distribuée

Si le fournisseur du client ne peut pas distribuer une réponse, elle affiche Non distribuée avec la raison, la conversation se rouvre, et la personne qui l’a envoyée reçoit un e-mail.

En modifier plusieurs à la fois

Cochez des conversations dans la liste pour les attribuer, changer leur état, les libeller, les marquer comme indésirables ou les placer dans la Corbeille. Annuler dans le message défait une modification.

Commencer vous-même une conversation

Nouvelle conversation prend l’adresse d’un client et un objet et ouvre la zone de réponse ; votre première réponse commence la conversation.

Indésirables

Marquer comme indésirable, dans le menu Plus d’une conversation, la place dans Indésirables et y envoie aussi les messages suivants de la même adresse. Pas indésirable la ramène et arrête cela. Les indésirables sont supprimés au bout de 30 jours.

Si une conversation fait quelque chose que cette page n’explique pas, Contacter l’assistance.