Configurer une boîte d’Assistance

Une boîte est une adresse à laquelle vos clients écrivent. Un administrateur de l’équipe en ajoute une depuis Assistance → Boîtes avec Ajouter une boîte, en lui donnant un nom comme « Assistance Acme ». Magpie en tire son adresse Magpie, et la page de la boîte s’ouvre.

Transférer votre adresse d’assistance

Copiez l’Adresse Magpie de la boîte et réglez votre adresse d’assistance pour qu’elle la transfère, chez votre fournisseur d’e-mail :

• Gmail : dans les Paramètres, Transfert et POP/IMAP, ajoutez l’adresse Magpie comme adresse de transfert. Gmail envoie un message de confirmation, qui arrive dans Assistance comme une conversation ; ouvrez-en le lien pour confirmer.
• Google Workspace : un administrateur peut transférer un groupe ou un utilisateur dans la console d’administration, sous Routage, ou l’utilisateur peut transférer comme dans Gmail.
• Outlook et Microsoft 365 : dans les Paramètres, Courrier → Transfert, activez le transfert et saisissez l’adresse Magpie.
• Autres fournisseurs : cherchez le transfert, ou un alias qui livre à une autre adresse.

Le premier message qui arrive marque Envoyer des e-mails ici comme fait dans la liste Pour commencer de la boîte.

Répondre depuis votre propre adresse

Les réponses partent de l’adresse Magpie tant que vous ne reliez pas de boîte Mail. Pour répondre depuis support@acme.example lui-même, vérifiez votre domaine dans Mail, créez-y une boîte partagée pour cette adresse, et choisissez-la dans la Boîte Mail reliée de la boîte. Les réponses partent alors de cette adresse et sont gardées dans son dossier Envoyés. Les e-mails qui arrivent dans la boîte Mail viennent aussi dans Assistance. Une boîte Mail se relie à une seule boîte. Si elle est suspendue ou supprimée dans Mail, la page de la boîte indique qu’elle n’est plus reliée, et les réponses partent de l’adresse Magpie jusqu’à ce que vous en choisissiez une autre.

Les autres réglages de la boîte

• Page de contact : une page sur Magpie où l’on peut écrire à la boîte. Voir La page de contact d’Assistance et la page de conversation du client.
• Accusé de réception : un e-mail que le client reçoit quand son message arrive, désactivé tant que vous ne l’activez pas. Il part au plus une fois par jour pour chaque client, jamais pour un message automatique, et toujours pour un message de la page de contact. Laissez son texte vide pour envoyer « Merci pour votre message. Nous vous répondrons par e-mail. »
• Signature : ajoutée sous chaque réponse de la boîte.
• Espace : les fichiers que la boîte garde, jusqu’à 5 GB. Quand il est plein, les nouveaux fichiers sont nommés dans leurs messages mais ne sont pas gardés ; vider la Corbeille libère l’espace.
• Suivre cette boîte : vous envoie un e-mail pour chaque nouvelle conversation.

Archiver une boîte

Archiver la boîte, dans le menu Plus de la boîte, l’arrête : les e-mails envoyés à son adresse Magpie sont refusés, si bien que le fournisseur de l’expéditeur lui signale qu’ils n’ont pas été distribués, et sa page de contact cesse de fonctionner. Ses conversations restent lisibles. Restaurer la boîte la remet en service.

Si les e-mails n’arrivent pas une fois le transfert configuré, Contacter l’assistance.